Lokale KI

Firmenwissen bewahren, Zeit sparen: Wie lokale KI Ihr Unternehmen schlauer macht

Kennen Sie das? Der erfahrene Kollege geht in Rente – und nimmt 30 Jahre Wissen mit. Und niemand weiß mehr, warum Kunde Müller damals diese Sonderkonditionen bekommen hat. Die neue Mitarbeiterin muss mitten in der Hauptsaison angelernt werden.

Wissen ist der wertvollste Rohstoff Ihres Unternehmens. Doch in den meisten Betrieben liegt es verstreut in E-Mails, Ordnern, Köpfen und Schubladen. Mit einem lokalen KI-System machen Sie dieses Wissen zugänglich – ohne Ihre Daten in die Cloud zu geben.

Das Problem: Wissen verschwindet, Zeit verrinnt

In kleinen und mittleren Unternehmen gehen täglich Stunden verloren:

• Suchen statt Arbeiten: Mitarbeiter verbringen bis zu 20% ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen
• Wissen in Köpfen: Wenn erfahrene Kollegen ausscheiden, geht wertvolles Know-how unwiederbringlich verloren
• Doppelte Arbeit: Lösungen werden neu erfunden, weil niemand weiß, dass es sie schon gibt
• Einarbeitung dauert: Neue Mitarbeiter brauchen Monate, bis sie "alles wissen"

Die klassische Lösung – ein strukturiertes Dokumentenmanagement – scheitert oft an der Realität. Wer hat schon Zeit, alles perfekt abzulegen und zu verschlagworten?

Die Lösung: Fragen statt Suchen

Stellen Sie sich vor, Sie könnten Ihr Firmenwissen einfach fragen:

„Wie war das nochmal mit der Reklamation bei Firma Schmidt letztes Jahr?"
„Welche Einstellungen braucht die CNC-Maschine für Edelstahl 1.4301?"
„Was steht in unserem Vertrag mit Lieferant Meier zur Lieferzeit?"

Ein lokales KI-System macht genau das möglich. Es durchsucht nicht nur Dateinamen, sondern versteht den Inhalt Ihrer Dokumente – und liefert Antworten in natürlicher Sprache.

So funktioniert es: Ihr Wissen wird intelligent

1. Alle Dokumente an einem Ort

Das System erfasst automatisch alle relevanten Unterlagen:

• Handbücher und Anleitungen
• Verträge und Vereinbarungen
• E-Mail-Korrespondenz
• Protokolle und Notizen
• Technische Dokumentationen
• Schulungsunterlagen

Die Dokumente bleiben dabei in Ihren gewohnten Ordnerstrukturen – das System liest sie nur mit.

2. Die KI versteht den Inhalt

Moderne KI-Modelle "lesen" Ihre Dokumente und erstellen eine Art intelligentes Inhaltsverzeichnis. Dabei werden nicht nur Schlagworte erfasst, sondern Zusammenhänge verstanden:

• Wer hat mit wem worüber kommuniziert?
• Welche Probleme wurden wie gelöst?
• Welche Abläufe sind dokumentiert?

3. Fragen in natürlicher Sprache

Ihre Mitarbeiter können Fragen stellen, wie sie einem Kollegen eine Frage stellen würden. Die KI durchsucht das gesamte Firmenwissen und fasst die relevanten Informationen zusammen – mit Quellenangabe, damit Sie bei Bedarf ins Originaldokument schauen können.

Sicherheit: Ihre Daten bleiben bei Ihnen

Der entscheidende Unterschied zu Cloud-Lösungen: Das gesamte System läuft auf Ihrer eigenen Hardware, in Ihren eigenen Räumen. Auf Wunsch können Sie das System sogar vollständig selbst mit Inhalten befüllen – ganz ohne externen Zugriff oder Unterstützung von außen.

• Keine Daten in der Cloud: Verträge, Kalkulationen und Kundendaten verlassen nie Ihr Unternehmen
• DSGVO-konform: Keine Auftragsverarbeitung durch Dritte, keine Datenübertragung in unsichere Länder
• Volle Kontrolle: Sie bestimmen, welche Dokumente erfasst werden – und welche nicht

Gerade für Branchen mit sensiblen Daten – Handwerk mit Kundenanlagen, Arztpraxen, Kanzleien, Zulieferer mit NDA-geschützten Unterlagen – ist das ein entscheidender Vorteil.

Zugriffsmanagement: Wer darf was wissen?

Nicht jeder Mitarbeiter soll auf alle Informationen zugreifen können. Das System unterstützt feingranulare Berechtigungen:

Rolle → Zugriff auf

• Geschäftsführung → Alle Dokumente, Verträge, Finanzen
• Projektleitung → Projektdokumentation, technische Unterlagen
• Sachbearbeitung → Arbeitsanweisungen, Kundenkorrespondenz
• Produktion → Handbücher, Maschinenanleitungen
• Telefonsupport → Kundenhistorie, häufige Fragen, Lösungsdatenbank – Antworten bereits während des Gesprächs finden
• Neue Mitarbeiter → Einarbeitungsunterlagen, Basis-Dokumentation

Die KI antwortet nur auf Basis der Dokumente, für die der jeweilige Nutzer berechtigt ist. Ein Azubi kann also nicht versehentlich Gehaltsinformationen abfragen.

Praxisbeispiele: So wird das System genutzt

Handwerksbetrieb mit 15 Mitarbeitern

Vorher: Der Chef war der einzige, der wusste, welche Sondervereinbarungen mit welchem Kunden gelten. Bei Rückfragen musste immer er ran.
Nachher: Das Team fragt das System: „Hat Kunde Schulze einen Wartungsvertrag?" – und bekommt sofort die Antwort mit Vertragsnummer und Konditionen.

Zeitersparnis: 3-4 Stunden pro Woche, die der Chef jetzt für wichtigere Aufgaben hat.

Campingplatz / Hotel

Vorher: Neue Mitarbeiter an der Rezeption brauchten Wochen, bis sie alle Abläufe kannten – von Saisonpreisen über Stornobedingungen bis zu Sonderwünschen von Stammgästen. In der Hauptsaison wurden erfahrene Kollegen ständig mit Fragen unterbrochen.
Nachher: Die neue Rezeptionistin fragt: „Welche Konditionen hat Familie Schneider als Dauercamper?" – und bekommt sofort Vertragslaufzeit, Stellplatz und Sondervereinbarungen angezeigt. Oder: „Wie funktioniert die Schlüsselübergabe bei später Anreise?" – Antwort in Sekunden.

Zeitersparnis: Einarbeitung in der Hochsaison deutlich verkürzt, Rezeption bleibt handlungsfähig auch bei Personalwechsel.

Arztpraxis

Vorher: Neue MFAs brauchten Wochen, bis sie alle Abläufe kannten. Immer wieder wurden erfahrene Kollegen aus der Arbeit gerissen.
Nachher: Die neue Mitarbeiterin fragt: „Wie läuft die Abrechnung bei Privatpatienten mit Beihilfe?" – und bekommt eine Schritt-für-Schritt-Anleitung aus dem internen Handbuch.

Zeitersparnis: Einarbeitungszeit halbiert, weniger Unterbrechungen für das Team.

Maschinenbau-Zulieferer

Vorher: Technische Dokumentationen lagen in verschiedenen Systemen. Bei Kundenanfragen musste oft lange recherchiert werden.
Nachher: Der Vertrieb fragt: „Welche Toleranzen haben wir bei Bauteil XY für Kunde ABC zugesagt?" – und findet in Sekunden die relevante Spezifikation.

Zeitersparnis: Angebote können am selben Tag raus statt erst nach Tagen.

Was Sie brauchen: Überschaubare Technik

Das System besteht aus wenigen Komponenten, die wir für Sie einrichten und betreuen. Ihre Daten liegen dabei getrennt und sind vor unbefugtem Zugriff geschützt.

Hardware: Ein kompakter Server oder leistungsfähiger Mini-PC – nicht größer als ein Schuhkarton, leise, stromsparend.

Software:
• Dokumentenverwaltung für automatischen Import
• Vektordatenbank für intelligente Suche
• Lokales KI-Modell für Sprachverständnis
• Weboberfläche für einfache Bedienung

Wir setzen vorwiegend auf Open-Source-Software – Made in Europe!

Netzwerk: Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur, Anbindung an vorhandene Dateiserver.

Die Bedienung ist bewusst einfach gehalten: Ein Suchfeld, eine Frage eingeben, Antwort erhalten. Keine Schulung nötig – wer eine Suchmaschine bedienen kann, kann auch dieses System nutzen.

Gut zu wissen: Die TUAWI-KI arbeitet vollständig offline – ohne Internetverbindung, ohne externe Abhängigkeiten.

Der Weg zu Ihrem Wissenssystem

Schritt 1: Bestandsaufnahme
Wir schauen gemeinsam, welche Wissensquellen in Ihrem Unternehmen existieren und welche Fragen Ihre Mitarbeiter typischerweise haben.

Schritt 2: Systemdesign
Basierend auf Ihren Anforderungen konfigurieren wir Hardware, Zugriffsrechte und Dokumentenquellen.

Schritt 3: Installation & Import
Das System wird bei Ihnen installiert und mit Ihren Dokumenten gefüttert. Das passiert automatisch im Hintergrund – Ihr Tagesgeschäft läuft normal weiter.

Schritt 4: Feintuning
In den ersten Wochen optimieren wir das System anhand Ihrer tatsächlichen Nutzung. Welche Fragen werden gestellt? Wo fehlen noch Dokumente?

Schritt 5: Laufender Betrieb
Neue Dokumente werden automatisch erfasst. Das System lernt mit. Optional übernehmen wir Wartung und Updates.

Bereits ab 4.500 € netto (inklusive Hardware!) kann die Umsetzung starten.

Der Return on Investment ist schnell erreicht: Wenn jeder Mitarbeiter nur 30 Minuten pro Woche weniger suchen muss, rechnet sich das System in wenigen Monaten.

Und der eigentliche Wert ist unbezahlbar: Das Wissen Ihrer erfahrenen Mitarbeiter bleibt im Unternehmen – auch wenn sie eines Tages gehen.

Nächster Schritt: Unverbindliches Gespräch

Sie möchten wissen, ob ein lokales Wissenssystem für Ihr Unternehmen sinnvoll ist? Wir zeigen Ihnen gerne in einem kurzen Gespräch, wie das in Ihrer Branche aussehen könnte – ohne Verkaufsdruck, ohne Verpflichtung.

Telefon: 0160 98913491

Über 20 Jahre Erfahrung – We make IT easy!