Datensicherung: Die 3-2-1-Regel einfach erklärt

Datensicherung für kleine Betriebe: Die 3-2-1-Regel verständlich erklärt

Kein Backup, kein Mitleid.

Der Spruch ist hart, aber wahr. Wer seine Daten verliert, bekommt sie von niemandem zurück. Reservierungen, Rechnungen, Gästedaten, Meldescheine, Kassenaufzeichnungen: Ob der Betrieb danach weiterläuft, hängt allein davon ab, ob es eine funktionierende Sicherung gibt.

Warum „wir haben doch ein NAS" nicht reicht

• Das NAS ist keine Sicherung, sondern der Arbeitsort. Liegen Rechnungen und Buchungen auf dem NAS und alle arbeiten damit, ist das NAS die Quelle, die gesichert werden muss. Gespiegelte Platten schützen vor einem Plattendefekt, nicht vor Löschen, Verschlüsseln oder Diebstahl.
• Die Sicherung ist vom Arbeitsrechner aus erreichbar. Alles, was der Rechner beschreiben kann, kann ein Schadprogramm auch beschreiben.
• Die Sicherung liegt im selben Gebäude. Brand, Wasser, Einbruch: alles auf einmal weg.
• Die Wiederherstellung wurde nie getestet. Eine ungetestete Sicherung ist eine Hoffnung, kein Plan.

Der schlimmste Fall: Alles verschlüsselt, auch die Backups

Ein E-Mail-Anhang wird geöffnet oder ein Passwort erraten. Das Schadprogramm breitet sich im Netzwerk aus und sucht gezielt nach Sicherungsordnern. Wochenlang passiert nichts Sichtbares. Dann, nachts oder am Wochenende, wird alles auf einmal verschlüsselt: die Rechner, das NAS, die Sicherung auf dem NAS, die USB-Platte am Rechner. Am Montag steht eine Lösegeldforderung auf dem Bildschirm.

Dieser Betrieb hatte nie eine Sicherung. Er hatte mehrere Kopien, alle vom selben Angreifer erreichbar.

Die 3-2-1-Regel

Drei Kopien der Daten, auf zwei verschiedenen Arten von Speicher, davon eine an einem anderen Ort.

• 3 Kopien: die Arbeitsdaten plus zwei unabhängige Sicherungen. Fällt eine Sicherung aus, bleibt die andere.
• 2 Speicherarten: zum Beispiel ein eigener Backup-Server im Betrieb und ein verschlüsselter Speicher außerhalb. Nicht alles auf derselben Gerätefamilie.
• 1 Kopie außer Haus: in einem anderen Gebäude, einem Rechenzentrum oder verschlüsselt in der Cloud. Das ist der Schutz gegen Feuer, Hochwasser und Einbruch.

Alle Sicherungen laufen automatisch. Was jemand von Hand anstoßen muss, wird irgendwann vergessen.

Dazu gehört: mindestens einmal im Jahr tatsächlich Daten zurückspielen und prüfen, ob sie vollständig und lesbar sind.

Das Pull-Prinzip: Warum Datengrips anders sichert

Die 3-2-1-Regel beantwortet, wie viele Kopien wo liegen. Sie beantwortet nicht, wer die Kopien erreichen kann. Genau dort scheitern die meisten Sicherungen bei einem Angriff.

So arbeiten die meisten Backup-Lösungen (Push): Der Arbeitsrechner oder das NAS hat Zugriff auf den Sicherungsspeicher und schreibt die Daten dorthin. Der Sicherungsspeicher ist damit ein ganz normales Ziel im Netzwerk. Wer den Arbeitsrechner unter Kontrolle hat, hat Zugriff auf die Sicherung: Er kann sie verschlüsseln, löschen oder überschreiben. Die Sicherung ist nur so sicher wie das schwächste Gerät, das darauf schreiben darf.

So arbeitet Datengrips (Pull): Der Backup-Server holt sich die Daten selbst von den Arbeitssystemen ab. Die Richtung ist umgedreht.

• Arbeitsrechner und NAS haben keinen Schreibzugriff auf den Backup-Server. Sie können dort nichts ändern, nichts löschen, nichts verschlüsseln.
• Der Backup-Server benötigt nur Lesezugriff auf die Quellen. Mehr bekommt er nicht.
• Ältere Sicherungsstände bleiben erhalten. Wird eine bereits verschlüsselte Datei abgeholt, liegt die unverschlüsselte Version vom Vortag weiterhin auf dem Backup-Server.

Für einen Eindringling im Büronetz bedeutet das: Er kann verschlüsseln, was er erreicht. Die Sicherung erreicht er nicht. Nach dem Angriff werden die Arbeitssysteme neu aufgesetzt und aus dem Backup-Server zurückgespielt. Kein Lösegeld, kein Datenverlust über den letzten Sicherungslauf hinaus.

Das Pull-Prinzip ersetzt die 3-2-1-Regel nicht. Es ist die Ergänzung, die dafür sorgt, dass die Regel auch dann noch gilt, wenn jemand aktiv versucht, sie auszuhebeln.

Was gesichert werden muss

Buchungs- und Reservierungsdaten, Rechnungen und Buchhaltung, Kassenaufzeichnungen, Gästedaten und Meldescheine, E-Mails, Verträge und Personalunterlagen, Fotos und Marketingmaterial. Für Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen von mehreren Jahren. Ein Verlust ist hier auch ein Problem gegenüber dem Finanzamt.

Wie Sie anfangen

1. Bestandsaufnahme: Welche Daten gibt es, wo liegen sie?
2. Erste Sicherung im Betrieb einrichten, automatisch und täglich.
3. Zweite Sicherung außer Haus einrichten, verschlüsselt.
4. Wiederherstellung testen.
5. Vierteljährlich prüfen, ob die Sicherungen laufen.

Unterstützung durch TUAWI.com

TUAWI.com plant und betreibt Datensicherungen für Campingplätze, Hotels und andere Betriebe im Bergischen Land, in NRW und darüber hinaus: Bestandsaufnahme, passende Hardware, automatische Sicherung nach der 3-2-1-Regel und dem Pull-Prinzip, regelmäßiger Wiederherstellungstest.

Wer die gesicherten Daten anschließend auch mit einer lokalen KI im eigenen Haus auswerten möchte, findet unter datengrips.com unser Angebot dafür. Erst sichern, dann nutzen.

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